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Como um condomínio economiza 10 mil reais por ano reduzindo a papelada


Postado em 19/02/2020

Começa mais um ano na vida dos síndicos e síndicas brasileiros, cada um com seus projetos e desafios. Para alguns, reformar a piscina, pintar a fachada, ou então, modernizar os sistemas de segurança.

Infelizmente uma atividade ainda é comum entre as resoluções de ano novo desses diversos gestores: organizar a papelada do condomínio e reduzir a burocracia. Se esse é o cenário em que você se encontra no seu condomínio, entenda porquê esse pode ser seu maior problema.

O problema

São meses e mais meses de pastas, comprovantes, contratos e demonstrativos que se acumulam em suas mesas, armários e depósitos. Alguns documentos ainda não revisados, por assinar, outros acumulando poeira, pode não parecer, mas essas pequenas coisas quando se acumulam podem ser um grande inimigo da gestão eficiente do seu condomínio.

Você como síndico (ou morador), pouco pode fazer, já que a operação tradicional das administradoras lhe bombardeia de pastas e documentos quase semanalmente, pedem sua assinatura (até mesmo para documentos que não possuem essa necessidade), e continuam com a conservadora burocracia que tanto prejudica diversos setores do nosso país.

Esse cenário é mais comum do que se imagina e para empresas é quase regra de trabalho, acabam disfarçando a própria ineficiência em uma quantidade enorme de relatórios, muitos deles que não tem um propósito claro, e confundem seus cliente com a desorganização e um aumento de complexidade desnecessário (afinal nem todo síndico é um contador ou advogado formado).

Além de tudo, toda essa ineficiência é repassada ao cliente (diversas viagem de motoboy não programadas e demasiada impressão de papel). De mãos atadas muitos síndicos não vêem saída desse ciclo vicioso.

O Brasil, por exemplo, tem implementado medidas importantes para reduzir a burocracia, mas não na mesma intensidade que outras nações. Isso explica o fato de o país ter perdido posições no ranking “Doing Business”, levantamento feito pelo Banco Mundial, que mede a facilidade de fazer negócios. Ainda fazemos muito pouco para a redução de processos e diretrizes que não fazem sentido, não só no condomínio, mas no nosso país.

Um dos principais entraves é o tempo e burocracia – que tem um custo maior para a eficiência do país que o peso financeiro dos tributos, segundo a economista portuguesa Rita Ramalho, diretora do levantamento.

O caso

Quando a LAR.app começou, sempre foi uma prioridade para nós diminuir a burocracia, aumentar a eficiência e reduzir os custos com papelada nos condomínios, o que nós não esperávamos, é que logo nos primeiros clientes, esses ganho seria tão expressivo. Assim que assumimos a operação de um dos nossos condomínios, nos deparamos com um histórico nos últimos 12 meses de quase 10 mil reais em gastos com PAPEL!

É isso mesmo, a administradora antiga havia cobrado quase 10 mil reais do condomínio ao longo do último ano, entre impressões, encadernações, pastas e malotes. Esse custo da burocracia antiga não pesa no bolso apenas no pagamento dessas taxas, ele na verdade é um sintoma de um problema muito maior, a falta de transparência. Relatórios extensivos como esses assustam e afastam os síndicos, conselheiros e moradores do seu papel de fiscalizar, analisar e questionar as contas do condomínio, sem falar nos conflitos causados pela falha comunicativa desses relatórios.

Não tem segredo, não há tempo hábil na vida de um síndico, morador ou profissional, para analisar pastas com mais de 300 páginas todo mês de forma eficaz, e assim, seu condomínio vai ficando com contas mais infladas e gastos sem controle, é uma bola de neve.

Chegou a hora de perguntarmos, faz sentido a prestação de contas do condomínio ser mais extensa que a prestação de contas de empresas multinacionais listadas em bolsa aos seus investidores?

A solução

Para falarmos agora da solução, não é mistério, tecnologia e otimização de processos. Não é só a vida no condomínio que não precisa depender mais de papelada, hoje até mesmo os bancos, tradicionalmente burocráticos já adotam modelos digitais e chegam a abolir a necessidade de qualquer documento físico na abertura de conta ou solicitação de empréstimos.

A LAR acredita que digitalizando a gestão e a informação ganhamos duas coisas, principalmente: transparência e agilidade. Além disso, utilizamos metodologias como BPM, PDCA, Agile e Lean para otimizar os processos dos nossos clientes. Vamos falar um pouco mais delas ainda no nosso blog. Ao consultar as informações do seu condomínio digitalmente, é muito mais fácil encontrar o que você procura, entender o que está acontecendo e planejar uma ação se necessária. Com um fluxo de informação mais simples e direto, se torna simples analisar um relatório, demonstrativo ou comparar a evolução de custos que antes pareciam desconexos.

O principal impacto não são as reduções de custos diretas, mas sim a tomada de decisão rápida e eficiente eu faz com que medidas corretivas aconteçam em um tempo muito menor. Além dos quase 10 mil reais que o condomínio economizou por ano ao mudar pra LAR, também ganharam agilidade na tomada das suas decisões, reduziram o tempo gasto na análise das contas, e passaram a ter mais informações para decidir o futuro do condomínio, tudo isso possibilitado pela tecnologia a favor da boa gestão, conheça mais sobre a LAR e compare. Compartilhe esse post nos botões das redes ao lado!