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10 dicas para uma gestão de condomínio eficiente


Postado em 30/07/2020

Em um empreendimento, existem diversos fatores que influenciam seu bom funcionamento. Para garantir uma gestão de condomínio eficiente, é preciso contar com uma boa administração da área jurídica, financeira, pessoal, patrimonial e também, da área digital. Com isso, o condomínio ganha processos ágeis, transparentes e uma boa saúde financeira.

Você já viu aqui em nosso blog o estudo que produzimos sobre como um condomínio mais caro reduz o valor do aluguel e desvaloriza o patrimônio. Além disso, uma má gestão do condomínio pode acarretar em prejuízos enormes para seu caixa, e por consequência, no bolso dos moradores.

Pensando nisso, elaboramos esta lista com 10 dicas para uma gestão de condomínio eficiente. Você também saberá como a sua administradora de condomínio pode ajudar em todos os pontos. Você vai se surpreender com a dica 7! Confira:

1 - Faça uma boa gestão de fornecedores

Como em qualquer empresa, a gestão de fornecedores vai muito além de realizar  com três parceiros diferentes. É preciso analisar se o escopo do serviço está adequado com as necessidades do condomínio e, se necessário, fazer a busca por novas opções.

Também é preciso entender que, todos os anos, os contratos sofrem reajustes de acordo com a inflação e o IGP-M (Índice Geral de Preços do Mercado). Dessa maneira, uma dica da LAR.app é sempre acompanhar os valores contratuais e realizar renegociações quando necessário. Apenas com a renegociação, conseguimos economizar R$ 84.000,00 anuais em contratos de seguro saúde de funcionários.

Com toda certeza, essa é uma ótima prática para reduzir custos!

2 - Conheça plataformas de automação

Nos condomínios, plataformas de automação ajudam a reduzir custos e facilitam o fluxo de operação.

A mais conhecida delas, a portaria remota é um fator no qual o síndico pode pensar ao realizar a gestão do condomínio. Além de também reduzir custos, devido à redução do quadro de funcionários, também auxilia na segurança do empreendimento.

Contudo, antes de contratar um serviço de portaria virtual, é preciso se certificar de que o formato é adequado para o perfil do condomínio. Nesse momento, é preciso consultar os moradores e pensar em todos benefícios e malefícios que o sistema pode gerar para o condomínio.

3 - Pense na terceirização de funcionários

Ainda pensando em redução de custos, a terceirização dos funcionários do condomínio permite que o condomínio economize verba com as folhas de pagamento.

A terceirização também permite que a gestão do condomínio seja mais ágil, pois questões como conferência de horas extras e comportamentais são responsabilidades da empresa terceira. Além disso, existe uma maior facilidade para fazer substituições e coberturas quando necessário.

Porém, assim como citado no tópico anterior, é necessário consultar os condôminos e tomar a decisão em conjunto. Muitos moradores preferem morar em condomínios em que os mesmos funcionários trabalham por anos, o que causa um maior senso de comodidade!

4 - Acompanhe a inadimplência

Uma das maiores dores dos síndicos, conselheiros e dos moradores mais atentos, a taxa de inadimplência no condomínio é um dos principais contribuintes para um má saúde financeira do empreendimento. Porém, existem diversas formas de controlar esse índice.

O primeiro passo, é a criação de uma régua amigável de cobrança. Nesse momento, a ajuda da administradora é essencial. Nesse método, e-mails automáticos são enviados aos moradores com lembretes do vencimento dos boletos.

Outra prática simples, é incentivar os condôminos a cadastrarem o CNPJ do emissor de boletos em DDA (Débito Direto Automatizado) no aplicativo do banco. Dessa maneira, assim que a empresa emitir os boletos, o pagamento será realizado de maneira automática.

Com esses dois métodos, você dribla o principal motivo da inadimplência em condomínio: o esquecimento!

5 - Fique atento à prestação de contas

Aqui, a parceria entre administradora e síndico ganha destaque! Com uma prestação de contas disponibilizada em até 30 dias, o síndico ganha mais agilidade para tomar decisões importantes. Muitas delas, essenciais para a saúde financeira do condomínio.

A prestação de contas também torna a gestão do condomínio mais transparente, devido ao número de informações que o documento demonstra. Um ponto de atenção, é observar se o documento é disponibilizado também de forma digital. Assim, o síndico não perde tempo esperando a impressão do demonstrativo e ainda torna o condomínio sustentável.

Agora que você sabe a importância de uma prestação de contas ágil, fique atento aos dois próximos tópicos!

6 - Tenha cuidado com as taxas extras

As taxas extras são os valores cobrados por algumas administradoras que excedem a mensalidade paga pelo condomínio. Confira alguma das mais comuns:

  • Realização de orçamentos: é a porcentagem cobrada por orçamentos e cotações realizados com fornecedores.
  • Impressão de boletos e comunicados: são as taxas cobradas por boletos e comunicados impressos pela administradora para o condomínio.
  • Sucesso de inadimplência: é a porcentagem cobrada por cada unidade que deixou de ser inadimplente com o condomínio após a conciliação.

Ao assinar contrato com uma administradora, o síndico deve ficar atento com essas taxas. No momento da assinatura, o valor cobrado pela administradora pode parecer baixo, mas com os valores extras a conta sobe e pode acabar ultrapassando o orçamento aprovado em assembleia.

Na LAR.app, você só paga o valor assinado em contrato, sem surpresas ao fim do mês! Se quiser saber mais, clique aqui.

7 - Fuja da conta pool

A conta pool é uma conta aberta em nome da administradora, que serve para armazenar e movimentar as finanças de diversos condomínios. Assim como as taxas extras, a conta pool pode acabar passando despercebida, mas precisa de atenção! Esse modelo de conta pode ser um fator prejudicial no processo de gestão do condomínio.

Pelo fato de a conta ser registrado no nome da administradora, o resgate do dinheiro para possíveis emergências é dificultado. Além disso, se a administradora passa por algum problema financeiro, as finanças do condomínio também são colocadas em risco.

Por isso, é extremamente importante exigir que o seu condomínio tenha uma conta própria, registrada no CNPJ do empreendimento!

8 - Conheça a assembleia virtual

Como consequência da pandemia e do isolamento social, diversas mudanças aconteceram nos condomínios brasileiros. Uma das principais, foi o surgimento da assembleia virtual. Esse novo modelo causou insegurança e dúvidas em alguns síndicos, porém, a adesão ao formato foi bem representativa.

De acordo com pesquisas realizadas pela equipe de operações da LAR.app, o engajamento dos moradores nas reuniões aumentou cerca de 50% com a chegada das assembleias virtuais.

Esse dado deve ser observado de maneira extremamente positiva. Afinal, a gestão de condomínio se torna mais fácil e fluída com a participação dos moradores!

9 - Dê preferência para um atendimento multicanal

Quando a administradora oferece diversos canais para atendimento, o síndico ganha maior liberdade e agilidade para fazer suas solicitações. Com e-mail, chat do aplicativo, telefone ou whatsapp, o síndico e até mesmo os moradores podem fazer solicitações e tirar dúvidas de qualquer lugar!

Para garantir que a gestão do seu condomínio será ágil, confira os SLAs (Acordo de Nível de Serviço, em português) da sua administradora. Ou seja, quanto tempo a empresa de gestão de condomínio leva para dar uma resposta para sua solicitação e resolvê-la de fato. Aqui na LAR.app, por exemplo, nosso SLA é de 4 horas para o primeiro atendimento!

10 - Use a tecnologia em seu favor

Entre outros fatores, a chegada da assembleia virtual serviu para provar que o digital já faz parte dos condomínios. Não há mais como fugir. Contudo, é preciso saber usá-la em seu favor.

Sendo assim, busque uma administradora de condomínios que possua uma plataforma própria, forneça as tecnologias necessárias para realizar assembleias e tenha uma boa comunicação. A tecnologia permite que a gestão de condomínio seja mais ágil, transparente e inovadores. Isso tudo impacta diretamente na valorização do patrimônio e qualidade de vida dos moradores!

Conclusão

Nesse post, você conferiu 10 dias para uma gestão de condomínio eficiente. O que acha de dar mais um passo e colocar essa teoria na prática? A LAR.app pode te ajudar!

Clicando aqui, você terá acesso a um formulário. Após preenchê-lo, entraremos em contato com você com as soluções dos problemas do seu condomínio - de forma 100% gratuita. Não perca essa oportunidade!

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