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Guia do Síndico Profissional: desafios, atribuições e boas práticas


Postado em 22/11/2019

Eleger um representante é uma das tarefas mais nobres e importantes da democracia. Porém, não só no nosso país, estado ou município que estamos votando. Hoje, a democracia é comum à diversas escalas e níveis de poder, do Clube ao Sindicato, passando é claro, pelo seu condomínio. Desse modo, a seriedade na escolha do síndico profissional deve ser a mesma de uma eleição.

A figura do síndico de condomínio, seja com a eleição de um condômino ou de um síndico profissional, é da pessoa que, além de tomar decisões importantes em nome do grupo, também responde civil e criminalmente pelo empreendimento. Por isso, a LAR desenvolveu um guia sobre essa profissão tão importante falando sobre desafios e boas práticas. Confira:

O aumento da profissionalização da categoria

Olhamos para representantes como guias e os empoderamos para que suas decisões sejam as mais acertadas possíveis pensando no bem do coletivo que é defendido. E essa responsabilidade é grande.

Por conta disso, é cada vez menor a adesão de condôminos ao cargo de síndico. Afinal, com uma vida cada vez mais agitada, trabalho, família e lazer, pouco tempo sobra pra mais uma jornada. E é nesse cenário que os síndicos profissionais vem surgindo. Assim, além de uma qualificação adicional ao cargo, oferecem real disponibilidade para atender os moradores.

O desafio da profissão

Apesar de não exigir formação obrigatória, a profissão de síndico é demandante e complexa. Desse modo, é necessário ter domínio de disciplinas extremamente diferentes, que vão das noções de engenharia ao conhecimento jurídico.

Por isso, atualmente, existem diversos cursos e certificados que esses profissionais buscam para ter seu selo de qualidade perante aos clientes. Nesse cenário, advogados, contadores e administradores viram uma grande oportunidade em melhorar a gestão e profissionalizar o condomínio.

No entanto, conseguir o primeiro cliente é o maior desafio. Não basta se qualificar, estudar e estar pronto para administrar quando a clientela não aparece. O síndico profissional precisa construir um relacionamento próximo e sincero com seus condôminos e parceiros. Por isso, separamos abaixo 9 dicas para o início das vendas e relacionamento com clientes:

1 - Tenha objetivos claros

A maioria das empresas já estipula uma meta todo início do mês para que a equipe atinja determinado valor. Geralmente, existe até mesmo uma bonificação para quem alcança este objetivo. Se você não é do tipo de síndico profissional que estipula uma meta, mude esse pensamento. Com um objetivo em mente, fica muito mais fácil saber onde se quer chegar.

2 - Faça acompanhamentos

Não adianta ter um objetivo e conferir os resultados somente ao final do mês. As metas foram feitas para serem seguidas. Então, como síndico profissional, é preciso acompanhar sua evolução. Este acompanhamento serve justamente para que seus resultados estejam alinhados. Ao notar que as coisas não vão bem, você terá tempo hábil para reverter o cenário.

3 - Alinhe suas expectativas

Sonhos são o combustível que move os vendedores. E, acredite: sem isso, não adianta receber centenas de dicas de vendas. Afinal, é a motivação pessoal que qualquer pessoa precisa para vencer em sua profissão. Porém, esteja sempre atendo aos seus objetivos e mantenha as expectativas alinhadas com as suas metas.

4 - Se prepare

Um dos maiores erros cometidos por síndicos profissionais, principalmente os mais antigos, é achar que já sabem de tudo e não precisam se desenvolver. Sempre haverá um produto novo, um método de pagamento que é novidade, um serviço diferente ou alguma coisa com a qual tenha que se adaptar. Fique de olho e esteja sempre preparado.

5 - Busque sempre por informação

Não importa que você não mexa com tecnologia, que é algo que muda sempre, ou que sua empresa não exija nenhum tipo de atualização. Sempre haverá uma novidade diferente no segmento em seu setor. Para um síndico profissional, ler jornais, acompanhar sites importantes (como o nosso blog) ou publicações voltadas ao ramo que trabalha darão ainda mais suporte para as vendas, aumentando suas chances de conquistar bons números.

6 - Pense no cliente

No caso de vendas pessoais, o que é muito comum em caso de condomínios, o contato visual com o cliente é muito importante para transmitir segurança. Afinal, cada pessoa esboça uma reação natural quando está comprando algo. Use isso para oferecer um tratamento personalizado.

7 - Se torne especialista no seu serviço

Conheça a fundo o papel de síndico. Você já passou por uma situação de perguntar algo sobre um produto ou serviço que queria comprar e o vendedor não saber te responder sobre aquilo ou, pior ainda, começar a enrolar e criar um situação ainda mais desagradável? Pois é, com certeza você não comprou com ele, não é mesmo. Não seja um profissional desse tipo!

8 - Seja paciente

Lembre-se de que cada pessoa tem um nível de conhecimento diferente sobre um serviço. Como síndico profissional, tente encontrar um discurso adequado para que o condômino entenda sobre o que você está vendendo. Mais vale escutar o que a pessoa pensa sobre o que se está contratando, do que tentar educá-la a respeito de algo que nem se conhece.

9 - Busque a fidelidade

Mesmo que você não seja o dono da empresa e não possa ter estratégias de fidelização, crie algo pessoal. Manter contato com os condôminos e sorrir sempre são estratégias interessantes de venda que farão com que aquele cliente mantenha você como síndico profissional de condomínio.

Pense no planejamento

Esse tópico já virou rotina na vida da maioria dos síndicos profissionais, pois é algo realmente muito importante. Curioso é notar, no entanto, que o planejamento nos condomínios dificilmente tem um prazo maior que 1 ano.

Desse modo, falta à maioria dos gestores a visão de longo prazo e de entender o que se passa no ambiente condominial e social para trazer as melhores soluções aos seus clientes.

É claro que planejar o orçamento anual e os investimentos prioritários é a regra, mas também é de suma importância pensar em ir além disso. É necessário, como síndico profissional, se fazer algumas perguntas nesses casos:

  • Onde meus clientes querem estar morando daqui a 5 anos?
  • Como meus clientes gostam de usar seu tempo livre?
  • Como eu posso fazer com que meus clientes sejam mais felizes?

O que você pode encontrar com essas perguntas vai muito além de reformar a piscina ou pintar a fachada do prédio. Com esse exercício, não é surpreendente concluir que as pessoas querem cada vez mais morar em lugares que ofereçam serviços que resultem em bem-estar.

Quais são os deveres de síndico?

Além de se diferenciar como um síndico profissional de excelência, é importante entender os deveres da profissão. Por isso, revise abaixo o papel dessa figura em condomínios segundo o Código Civil:

  • Papel do síndico: artigo 1.348 do atual Código Civil que estipula as funções básicas do síndico:
  1. convocar a assembléia dos condôminos;
  2. representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
  3. dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
  4. cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
  5. diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
  6. elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
  7. cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
  8. prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
  9. realizar o seguro da edificação.

Indo além como síndico profissional

Infelizmente, muitos síndicos profissionais ainda se preocupam mais com negociações e contrato do que com seus clientes. Ou seja, se preocupam muito com o ganhar e pouco com o servir. Não seja essa pessoa! É necessário ir além, sendo preciso entregar algo que os condôminos realmente querem e não só o que eles precisam. Separamos abaixo 6 dicas para o relacionamento com clientes:

1 - Conheça seu cliente

Um dos primeiros passos para desenvolver uma estratégia de pós-venda é analisar o perfil do cliente. Apesar de parecer clichê falar disso, saber quem são os condôminos e conselheiros nada mais é do que um procedimento preliminar.

Porém, muitas empresas não conhecem seus clientes com profundidade, equívoco que resulta em estratégias que não atingem as pessoas certas para a marca. O objetivo aqui como síndico profissional é traçar um perfil dos condôminos tanto de forma geral, para entendê-los, mas principalmente de forma particular, para saber os diferenciais que você deve oferecer.

2 - Pergunte ao cliente sobre seu serviço

A maioria dos clientes está disposta a contribuir com críticas e sugestões. Fazer com que o condômino se sinta importante é um dos principais ingredientes para a fidelização do seu posto como síndico profissional.

3 - Tudo na hora certa

É preciso saber o momento correto para entrar em contato com o conselho do condomínio (ou com seus condôminos). Todo o cuidado é pouco durante essa que é uma das etapas mais importantes da fidelização.

O objetivo aqui deve ser o de demonstrar para o cliente o seu valor, de forma a garantir a fidelização. Portanto, não o encha com informações que não sejam importantes para ele naquele momento.

4 - Pense na exclusividade

Todo consumidor gosta de promoções, ofertas e condições especiais. Quando essas estratégias são aplicadas em conjunto com o fator exclusividade, os resultados tendem a ser incríveis.

No pós-venda, é interessante que a marca crie campanhas promocionais exclusivas apenas para quem já adquiriu algum produto. Essa noção de exclusividade ajuda na fidelização e no estabelecimento de uma conexão direta.

5 - Tenha um bom atendimento ao cliente

A qualidade do atendimento deve se manter a mesma em todas as etapas da negociação comercial, incluindo o pós-venda. É muito comum observar empresas que mudam completamente o tom de tratamento com o cliente após a finalização da compra.

Condomínios submetidos a um tratamento inferior ao recebido durante o processo de venda sentem-se desprezados e abandonados pelo síndico profissional. Não caia nesse erro!

Síndico profissional: conclusões

Assumir a sindicância em um novo empreendimento é algo desafiador. Afinal, resulta em muito trabalho, exige foco e conciliação de sistemas de tecnologia e de gestão. Sempre procure empresas e fornecedores que facilitem o seu dia-a-dia e nunca esqueça de ter o foco total no seu cliente.

Planeje-se para sempre entregar uma qualidade de serviço acima do esperado como síndico profissional. Pensar apenas nas contas e no dia-a-dia é parte do seu papel, mas trazer uma qualidade de vida melhor para o condomínio é o principal deles e pode se tornar o maior diferencial com futuros clientes.

Não se esqueça de que o seu cliente como síndico profissional é o condômino, e a ele que você deve servir. Busque estar mais próximo, e demonstrar o zelo que você tem pelo lar de cada um, com isso, a confiança é construída, e você conseguirá expandir seus negócios. E conte sempre com a LAR para isso!