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Quanto custa a burocracia para síndicos e condomínios?


Postado em 13/02/2020

A criação da burocracia foi definitivamente uma das maiores revoluções na administração. Afinal, ela estratificou estruturas de poder e permitiu a especialização de papéis. A padronização de tarefas significava que as organizações poderiam alcançar níveis de eficiência sem precedentes. Há quase 300 anos desde que esse conceito surgiu, a burocracia tornou-se a estrutura comum das grandes organizações.

Porém, muita coisa mudou desde que o termo se popularizou. Os empregados de hoje são muito mais qualificados, a comunicação é instantânea, ocorrendo a uma velocidade espantosa, e a tecnologia permite que o ciclo de inovação que durava décadas seja feito em meses ou até dias.

Entretanto, ainda assim, somos mantidos como reféns do legado burocrático, e no nosso condomínio não é diferente. A grande maioria desses empreendimentos está mal adaptada à economia do conhecimento, muito menos à economia criativa.

Um dos grandes motivos para isso acontecer é o processo burocrático das administradoras que mantém a tradição burocrática. Afinal, elas são resistentes à mudança e à falta de poder sobre os processos.

Não menos importante, o crescimento da burocracia estrangula o crescimento da produtividade, experiência e bem-estar. Para reverter, há uma solução: tirar a burocracia do nosso condomínio (e também da economia). Com base em cálculos da London Business School (LBS), isso adicionaria mais de 15% ao crescimento econômico em um país inteiro como os Estados Unidos. Imagina o que faria ao seu condomínio?

Mas a burocracia no condomínio é tão ruim?

O sociólogo alemão Max Weber celebrou a burocracia há mais de 100 anos atrás como sendo “superior a qualquer outra forma (organizacional) com precisão, estabilidade, rigor na sua disciplina e confiabilidade”. Ele estava certo. A burocracia foi um grande avanço na solução do problema da eficiência em escala.

Mas, os tempos mudaram. A mão-de-obra de hoje é muito mais qualificada que há 100 anos atrás e o nível de acesso a informação é um toque em um telefone ou uma mensagem. No entanto, a maioria das administradoras de condomínio ainda não se adaptaram a essa realidade.

A burocracia mina a resiliência, inovação e iniciativa. Deixa os condôminos mais isolados da informação e as administradoras menos receptivas aos próprios clientes. Desse modo, uma porcentagem crescente de tempo do síndico é consumida tentando salvar o condomínio de sua própria complexidade, como a prestação de contas, gestão de funcionários e contato com a administradora.

Pior ainda, camadas adicionais distanciam ainda mais os moradores dos próprios funcionários do condomínio. Assim, os condôminos, muitas vezes, se sentem incapazes de reformular as estratégias e políticas do próprio condomínio onde moram. Isso leva a um profundo sentimento de impotência na nossa própria casa.

O Custo da Burocracia para o Síndico

É possível administrar condomínios com práticas de gerenciamento enxutas. Existem empresas de ponta, as chamadas startups (como a LAR) - que podem quebrar o ciclo burocrático do seu condomínio. Por isso, não deixe de ler esses artigos disponibilizados pela LAR, que discutem mais a fundo como melhorar uma série de processos:

Além disso, há a chance de economizar o tempo gasto atualmente, por síndicos e moradores, com a administradora que deveria estar em conformidade com a necessidade do condomínio. Estimamos que tais tarefas de comunicação com a administradora, roubam mais de 30% do tempo de síndicos.

Hoje, entre 30% e 50% dos procedimentos das administradoras tradicionais são “desnecessários ou de baixo valor agregado”. Tome o ponto médio: suponha que 40% dessas regras possam ser descartadas sem causar danos para o condomínio. E aceite a constatação de que 30% do tempo dos síndicos é gasto com tais processos. Em seguida, aplique esses números aos mais 150 mil condomínios do Brasil.

O resultado é impressionante, considerando que cada síndico trabalha em média 10 horas por semana para seu condomínio. Estão sendo desperdiçados anualmente 21,6 milhões de horas trabalhadas de síndicos.

Se tempo é dinheiro, quanto o seu condomínio perde com isso? E se - como suspeitamos - o tempo gasto em conformidade com os padrões burocráticos da administração de condomínios é de fato muito maior. Então, as recompensas potenciais de acabar com essas tarefas demoradas são muito maiores.

O que já sabemos é que um síndico chega a gastar, em um ano, 18 dias de trabalho apenas com burocracia (sem falar no custo da ineficiência).

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A burocracia pode ser derrotada com a LAR.app

A burocracia é bem defendida por diversas administradoras com argumentos subjetivos e que pouquíssimas empresas praticam. As empresas que aprenderam como ter sucesso dentro de processos burocráticos não estão ansiosas para mudar as regras do jogo.

A burocracia também é, até certo ponto, útil. Afinal, ela permitiu que os seres humanos dominassem a complexidade em escala. Diante disso, o que será necessário para reduzir a pressão da burocracia em nossos condomínios? Quatro coisas:

  • A primeira é uma dose saudável de indignação dos síndicos e condôminos. Quando se trata de burocracia, precisamos de um pouco menos de resignação e muito mais indignação. A burocracia é um imposto inconcebível sobre o potencial humano. Desse modo, em outras palavras, a maioria dos condomínios desperdiça mais recursos do que usa para o bem-estar dos moradores.
  • O segundo pré-requisito é tratar de dados. Os burocratas prestam atenção a coisas que podem ser medidas. É crucial tornar os custos da burocracia visíveis não só em condomínios, mas em todo o país. Dessa maneira, precisamos de mais gráficos, indicadores e análises, não só números impressos no papel.
  • A terceira condição para o progresso é o modelo. Assim, para desafiar a burocracia, devemos primeiro acreditar que existem alternativas. Felizmente existem, como já notamos em diversos serviços que são fundamentais em nosso o dia-a-dia, como chamar um táxi ou abrir uma conta no banco.
  • Finalmente, é vital confrontar os impedimentos políticos e operacionais a mudanças estruturais. Desse modo, o que é necessário é um esforço dos condôminos para mudar o modelo de gestão em torno de princípios burocráticos.

É desse jeito que a LAR está construindo o futuro dos condomínios, trazendo economia, eficiência, gestão, e acabando com a burocracia pela burocracia. Os processos são os mesmos, mas as tecnologias e as pessoas mudaram. E são elas que devem ditar os novos processos, não o contrário. Compartilhe esse post nos botões das redes sociais ao lado!

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